KISOKOS – Információk a visszaélés-bejelentési rendszerről és a bejelentővédelmi ügyvéd feladatairól:

Mi az a visszaélés-bejelentési rendszer?

Az Országgyűlés elfogadta, és 2023. július 24-én hatályba lépett  a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló a 2023. évi XXV. törvényt (az un. Panasztörvényt), mely  a magyar vállalkozások jelentős hányadát érinti. Szabályozza többek közt azt is, hogy miként kell kezelni  a visszaélés jellegű bejelentéseket és miként kell védeni azok bejelentőit.

Az új, visszaélés-bejelentésekről szóló törvény értelmében a vállalatok belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására és működtetésére lesznek kötelesek, amelyen keresztül a munkavállalók, szerződéses partnerek és más érintettek akár anonim módon bejelenthetik az általuk tapasztalt jogellenes cselekményeket, mulasztásokat.

Kinek kötelező létrehozni visszaélés-bejelentési rendszert?

A törvény által előírt kötelezettség, az 50 vagy annál több munkavállalót foglalkoztató munkáltatókra, a foglalkoztatottak létszámától függetlenül vonatkozik a pénzmosás elleni törvény hatálya alá eső szervezetekre is – a hitelintézetekre, pénzügyi szolgáltatókra, ingatlanügylettel kapcsolatos vagy könyvvizsgálói, adószakértői tevékenységet végzőkre, illetve az állami szervekre vagy helyi önkormányzatokra.

Ki működtetheti a rendszert?

A jogszabály 19. § (1) bekezdése szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszert egy erre kijelölt személy vagy szervezeti egység működtetheti, aki azonban nem utasítható, és a feladatkörébe tartozó ügyeket más szervektől elkülönülten látja el. Ezért is kiemelten javasolt az, hogy egy objektív, külső szakértőre bízzuk ezt az összetett tevékenységet, így nemcsak felgyorsíthatjuk a kötelezettségek jogszabályban foglaltak szerinti megvalósulását, de egyben átláthatóbbá és hitelesebbé is tehetjük a folyamatainkat. Azonban fontos megjegyezni, hogy ajánlott adatvédelemben jártas személy megbízása, ezzel elkerülendő egy esetleges adatvédelmi incidens és annak jogkövetkezményei.

Mikor kell legkésőbb „üzembe helyezni” munkáltatónak belső visszaélés-bejelentési rendszert? 

Július 24. napjától a Pmt törvény 1. § és 1 (a) bekezdése hatálya alá tartozó foglalkoztatók, a 249 főnél magasabb számú munkavállalóval rendelkező foglalkoztatók, valamint a Panasz tv. 128. c. pont hatálya alá tartozó foglalkoztatók.  

2023. december 17. napjától a legalább 50-de maximum 249 főt foglalkoztatók  

Azaz a 0-249 fő közötti foglalkoztatókra vonatkozó fő szabály szerint a határidő 2023. december 17-e.

Igénybe vehető-e ügyvédi közreműködés?

Az állami szervek, helyi önkormányzatok, illetve az irányításuk vagy felügyeletük alatt álló költségvetési szervek, a tulajdonukban álló szervezetek vagy gazdasági társaságok kivételével  a jogi személyek megbízási szerződést köthetnek a bejelentések  fogadásával, kezelésével kapcsolatos feladatok ellátására bejelentővédelmi ügyvéddel.

Miről tehet bejelentést a belső visszaélés-bejelentési rendszerben? 

A panasztörvény gyakorlatilag bármely jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény vagy mulasztás bejelentését lehetővé teszi, kezdve például közbeszerzési eljárások során tapasztalt visszaéléstől, a szakmai titoktartás elmulasztásán át, egészen a fogyasztóvédelmi vagy környezetvédelmi szabálysértésekig. A bejelenthető magatartások alá pedig nemcsak a jogszabályba ütköző jelenségek tartoznak, hanem a munkáltató belső szabályzatában jogellenesnek minősített magatartások is (ilyen lehet például az üzleti ajándék elfogadása vagy egy állásra jelentkező elutasítása az etnikai hovatartozása miatt).

Ki tehet bejelentést a belső visszaélés-bejelentési rendszerben?

A munkavállalókon kívül többek között bejelentést tehet a foglalkoztató cég (társ)tulajdonosa, felügyelőbizottsági tagja, alvállalkozója, beszállítója, gyakornoka, önkéntese, és az, akinek a foglalkoztatóval az ilyen jellegű kapcsolata már megszűnt, vagy akinek ilyen kapcsolat létesítésére irányuló eljárása még csak folyamatban van – összességében tehát olyan személyek, aki szerződéses jogviszonyban állnak(tak) az érintett vállalkozással vagy szervvel.

Milyen módon tehető meg a bejelentést?

Szóban, írásban egyaránt.

Telefonon is lehet bejelentést tenni?

Igen, lehet.

A bejelentő személyes adatainak védelme. 

Kizárólag a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatok és kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő bejelentővédelmi ügyvéd, illetve külső szervezet részére továbbíthatóak.

Ami a bejelentés után következik: a visszaigazolás.

Ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében a bejelentő hozzájárulását igénylő, rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő rendszert használnak, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

Ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében nem használnak  rögzített rendszereket, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.

Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

A  belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

Hogyan történik a bejelentés kivizsgálása?

A körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kell kivizsgálni a panaszt, mely határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani., mely tartalmazza a kivizsgálás várható időpontját és a kivizsgálás meghosszabbításának indokait.Meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot a vizsgálati időszak. 

A bejelentés kivizsgálása során a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. Kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet a tájékoztatására, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. Biztosítani kell, hogy a a bejelentésben érintett személy bejelentéssel kapcsolatos álláspontját a jogi képviselője útján is kifejthesse, és azt bizonyítékokkal támassza alá.

Mely esetben mellőzhető a kivizsgálás? 

a) bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,

b) a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg,

c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve

d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A bejelentő tájékoztatása a kivizsgálás eredményéről vagy annak mellőzéséről, a megtett, illetve tervezett intézkedésekről. 

A bejelentő tájékoztatása írásban történik, vagy szóban akkor, ha a rendszer működtetője szóban tájékoztatta a bejelentőt és az a tájékoztatást tudomásul vette.

Hogyan kell működtetnie a munkáltatónak belső visszaélés-bejelentési rendszert?

A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

 A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejthesse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. 

Garanciák. 

Minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedés,

a) amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és

b) amelyet a  a foglalkoztóval fennálló jogviszonnyal  vagy kapcsolattal  összefüggésben valósítanak meg,

jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.

A hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy a hátrányos intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor.

Mit kell tennie a munkaadónak a visszaélést bejelentő munkavállaló védelme érdekében? 

A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

A jogszerű bejelentés feltételei. 

 A bejelentés megtétele jogszerű, ha

a.) a bejelentő a bejelentését a foglalkoztató által működtetett visszaélés-bejelentési rendszerek valamelyikén, a törvényben meghatározott szabályok szerint tette meg,

b.) a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel  kapcsolatos tevékenységével összefüggésben – szerezte, és

c.) a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.

Segítség a foglalkoztatóknak – A bejelentő védelmi ügyvéd. 

A bejelentővédelmi ügyvéd tevékenysége szempontjából – a II. Fejezetben meghatározott bejelentéseken túl – minden olyan jelzés bejelentésnek tekintendő, amely olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a megbízó jogos érdekét vagy jogszabályba nem ütköző üzleti érdekét, vagy a megbízó tevékenységével kapcsolatos jogszabálysértés, a közbiztonság, a közegészség vagy a környezet veszélyeztetésének megszüntetését szolgálja.

a.) fogadja a megbízó tevékenységével összefüggő bejelentéseket,

b.) jogi tanácsadást nyújt a bejelentőnek a bejelentés megtételével kapcsolatban,

c.) kapcsolatot tart a bejelentővel, tőle a bejelentés kivizsgálása érdekében szükség esetén tájékoztatást, felvilágosítást kérhet,

d.) a megbízó rendelkezése szerint közreműködhet a bejelentés alapján indult vizsgálat lefolytatásában, és

e.) kérésére írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentéssel kapcsolatos eseményekről, különösen a bejelentés alapján indult vizsgálat eredményéről, a megbízó által megtett intézkedéséről vagy a vizsgálat lefolytatásának elutasításáról.

Egyéb munkajogi aktualitások.

Ha a munkáltató közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő szabályokat állapít meg, ezek megsértése is bejelenthető a visszaélés bejelentési rendszerben. 

Jogszabály hivatkozás: 2023. évi XXV. törvény
Kihirdetés dátuma: 2023. május 25.
Hatályos: 2023. július 24-től.

Amennyiben segíthetünk Önnek szolgáltatásunkkal,
vegye fel velünk a kapcsolatot vagy
rendelje meg visszaélés-bejelentő rendszerünket!